Polisi Preifatrwydd

Pwrpas

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn pennu’r safonau y gallwch eu disgwyl gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ) a Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLITEM) pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch chi yng nghyd-destun ceisiadau am Help i Dalu Ffioedd; sut y gallwch gael copi o’ch data personol; a’r hyn y gallwch ei wneud os ydych yn credu nad yw’r safonau’n cael eu bodloni.

Mae GLlTEM yn un o asiantaethau gweithredol MoJ. MoJ yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol a gedwir. Mae GLlTEM hefyd yn casglu ac yn prosesu data personol er mwyn gweithredu ei swyddogaethau cyhoeddus a'i rwymedigaethau cyfreithiol ei hun a rhai cysylltiedig.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol o ran prosesu data personol sy’n cael ei gasglu a’i reoli gan y llys/tribiwnlys a’u barnwyr pan maent yn gweithredu mewn capasiti barnwrol. Mae’r farnwriaeth yn annibynnol o MoJ a GLlTEM ac mae’r ddeddfwriaeth diogelu data yn ei heffeithio'n wahanol o ganlyniad i hyn. Am ragor o wybodaeth, gweler www.judiciary.uk/data-privacy-notices/data-privacy.

Ynghylch data personol

Data personol yw gwybodaeth sy’n ymwneud ag unigolyn byw y gellir ei adnabod o’r data hwnnw.

Nid yw’n cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â phobl wedi marw, grwpiau neu gymunedau o bobl, sefydliadau neu fusnesau. Gall gynnwys eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am eich rhywedd, eich amgylchiadau ariannol, eich cefndir diwylliannol neu eich statws cymdeithasol.

Gwyddwn ei fod yn hynod bwysig i ddiogelu preifatrwydd bob unigolyn sy’n rhan o achos a chydymffurfio â deddfau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol ac ni fyddwn yn ei ddatgelu ond pan fydd yn gyfreithlon i ni wneud hynny neu gyda’ch caniatâd chi.

Data personol rydym ni’n ei gasglu

Rydym ni’n casglu’r data canlynol pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth hwn:

• eich enw llawn
• eich cyfeiriad post
• eich cyfeiriad e-bost
• eich rhif Yswiriant Gwladol
• eich statws priodasol
• eich dyddiad geni a dyddiad geni eich partner
• Enw llawn eich partner
• Rhif Yswiriant Gwladol eich partner
• faint sydd gennych chi a’ch partner wedi’i gynilo a’i fuddsoddi
• p'un a ydych yn cael y budd-daliadau cymhwysol ar gyfer cael Help i Dalu Ffioedd
• nifer y plant sy’n ddibynnol arnoch a’u hoedrannau
• cyfanswm eich incwm misol chi a'ch partner a pha fath o incwm ydyw
• os yw’n berthnasol, eich cyfeirnod Swyddfa Gartref
• Os yw’n berthnasol, enw a chyfeiriad eich Cyfaill Cyfreitha neu enw, swydd, cwmni a chyfeiriad eich Cynrychiolydd Cyfreithiol

Sut rydym ni’n defnyddio eich data personol

Y sail gyfreithiol dros gasglu'r data yw er mwyn gweinyddu cyfiawnder ac, yn ddienw, at bwrpas ystadegol ac ymchwil. Rydym yn defnyddio eich data personol i gwblhau eich cais am Help i Dalu Ffioedd. Bydd GLlTEM yn defnyddio unrhyw gyfeiriad e-bost a ddarperir gennych i gysylltu â chi ynghylch eich cais. Efallai byddwn hefyd yn defnyddio eich manylion i gysylltu â chi at ddibenion ymchwil neu i atal neu i ganfod twyll. Gall eich data personol gael ei rannu ag adrannau eraill y Llywodraeth, yn benodol - yr Adran Waith a Phensiynau a Chyllid a Thollau EF - at ddibenion dilysu neu i’ch cynorthwyo gyda symud eich cais yn ei flaen.

Mae’r gwasanaeth ar-lein hwn yn cynnwys meysydd testun rhydd lle’ch gwahoddir i nodi mathau penodol o wybodaeth. Mae hyn yn cynnwys data sensitif megis data ariannol, ond heb fod yn gyfyngedig iddo. Rhowch yr wybodaeth y gofynnir amdani yn unig.

Sut rydym ni’n defnyddio data nad yw’n bersonol

Ar wahân i’r data y mae’r rhai sy’n defnyddio’r gwasanaeth yn ei gofnodi, rydym hefyd yn casglu data am ddefnydd o’r wefan sy’n ein galluogi i weld sut mae’r gwasanaeth yn cael ei ddefnyddio fel y gallwn ei wella. Nid yw’r data hwn yn cynnwys unrhyw ddata personol. Gweler cwyis i gael rhagor o wybodaeth am sut rydym yn casglu data defnydd gwefannau.

Mae’r gwasanaeth hwn hefyd yn cynnig cyfle i chi ddarparu adborth sy’n ein helpu ni i wneud gwelliannau iddo. Bydd yr adborth yn gwbl ddienw ac ni fydd yn cynnwys gwybodaeth bersonol adnabyddadwy (PII). Mae’r arolygon yn cynnwys meysydd testun rhydd lle’ch gwahoddir i nodi adborth. Ni ddylech roi data sensitif yn y meysydd testun rhydd hyn, er enghraifft, data ariannol. Mae yna hefyd gwestiynau megis eich amrediad oed a grŵp ethnig. Nid oes rhaid i chi ateb y cwestiynau hyn, ac fe’u defnyddir dim ond i ddeall yr adborth a gawn yn well.

Byddwn ond yn casglu data a fydd yn ein cynorthwyo i wella’r wefan ar eich cyfer; data a fydd yn ein galluogi i gysylltu â chi os ydych wedi gofyn inni wneud hynny, ein galluogi i roi data cywir ichi os byddwch ei angen, a rhoi syniad inni am sut mae pobl yn defnyddio’r gwasanaeth hwn, er mwyn i ni barhau i’w wella.

Mae’n cynnwys:

• cwestiynau, ymholiadau neu adborth rydych yn ei gyflwyno, gan gynnwys eich cyfeiriad e-bost os ydych yn anfon neges i roi adborth
• eich cyfeiriad IP, a manylion ynghylch pa fath o borwr gwe y gwnaethoch ei ddefnyddio
• data am sut byddwch yn defnyddio'r wefan, gan ddefnyddio cwcis a dulliau tagio tudalennau i'n cynorthwyo i wella'r wefan

Mae hyn yn ein helpu i:

• wella’r wefan drwy fonitro sut rydych yn ei defnyddio
• ymateb i unrhyw adborth rydych wedi’i anfon atom, os ydych wedi gofyn inni wneud hynny
• rhoi gwybodaeth ichi am wasanaethau lleol os ydych eisiau hynny

Nid oes modd i ni eich adnabod trwy ddefnyddio eich data defnyddiwr safle.

I weld sut rydym yn defnyddio cwcis, ac i ddewis pa gwcis yr ydych yn hapus i ni eu defnyddio, gweler y polisi cwyis.

Sut mae eich data personol yn cael ei storio?

Mae MoJ yn cymryd diogelu data o ddifri ac yn cymryd pob cam posib i sicrhau bod eich data yn aros yn breifat ac yn ddiogel. Mae’r holl ddata a gesglir gan y gwasanaeth hwn ac sy'n cael ei storio ar ein cronfa ddata diogel yn cael ei gadw o fewn y Deyrnas Unedig. Mae MoJ yn defnyddio platfform cwmwl Microsoft Azure i storio eich data. Drwy gyflwyno eich data, rydych yn derbyn Telerau ac Amodau Microsoft Azure.

Byddwn yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio’ch cyfeiriad e-bost i anfon negeseuon e-bost atoch trwy’r system GOV.UK Notify. Mae'r system hon yn prosesu negeseuon e-bost yn y DU yn unig tan y pwynt lle caiff negeseuon e-bost eu trosglwyddo i'r darparwr e-bost a ddefnyddiwch.

Ni fyddwn byth yn rhannu eich data gyda sefydliadau eraill at ddibenion marchnata, ymchwil i’r farchnad neu ddibenion masnachol, ac nid ydym yn anfon eich data personol ymlaen i wefannau eraill.

Cadw eich data’n ddiogel

Yn gyffredinol, nid yw trosglwyddo gwybodaeth dros y rhyngrwyd yn hollol ddiogel, ac ni allwn warantu y bydd eich data’n ddiogel. Fodd bynnag, rydym yn defnyddio Haen Socedi Diogel (SSL) i amgryptio'r holl ddata sy'n cael ei drosglwyddo i'n gweinydd ac allan ohono. Rydym yn cymryd diogelu data o ddifri ac yn cymryd pob cam posib i sicrhau bod eich data yn aros yn breifat a diogel. Mae gennym weithdrefnau a nodweddion diogelwch mewn lle i geisio cadw’ch data’n ddiogel unwaith y byddwn wedi’i gael.

Datgelu eich data

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol os oes gennym ddyletswydd gyfreithiol i wneud hynny.

Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch ganfod os oes gennym unrhyw ddata personol amdanoch drwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’. Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth trwy anfon e-bost i: data.access@justice.gov.uk.

Gallwch gael rhagor o fanylion ynghylch:

• Cytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill ar gyfer rhannu data personol;
• Amgylchiadau lle gallwn rannu eich data personol heb roi gwybod i chi, er enghraifft, i helpu i atal a datrys troseddau neu gynhyrchu ystadegau dienw;
• Ein cyfarwyddiadau i staff ynghylch sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich data personol;
• Sut rydym yn gwirio bod y data personol sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol;
• Sut i wneud cwyn.

I gael rhagor o wybodaeth am y materion uchod neu ar gyfer unrhyw ymholiadau eraill, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data drwy e-bost yn: DPO@justice.gov.uk.

Cwynion

Pan ofynnwn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os ydych yn credu bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir gan MoJ neu GLlTEM, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol ar ddiogelu data. Manylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113
www.ico.org.uk